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檔案數(shù)字化之前要先整理整體建庫(kù)和補(bǔ)充著錄

檔案數(shù)字化之前的整理工作包括整體建庫(kù)及補(bǔ)充著錄兩方面。在進(jìn)行檔案數(shù)字化時(shí)對(duì)于沒(méi)有完整著錄信息的單位需要對(duì)目錄集中著錄和建庫(kù)，基建檔案整理服務(wù)，在完成編目工作后，才有可能銜接數(shù)字化對(duì)象審批、檔案出庫(kù)、整理、檢查核對(duì)等工作；對(duì)于已建庫(kù)但條目信息仍不完整的，應(yīng)該對(duì)缺失、錯(cuò)誤等信息進(jìn)行糾正，以確保信息完整，基建檔案整理解決方案，從而支援檔案數(shù)字化成果的服務(wù)利用工作。如進(jìn)一步設(shè)置及補(bǔ)充人名、地名、附件等著錄項(xiàng)目。

檔案的裝訂是檔案整理重要的內(nèi)容之一

檔案裝訂工作的重要性不容忽視。紙質(zhì)文書(shū)檔案作為重要的原始憑證，其整理和保管在檔案管理中至關(guān)重要，其中檔案裝訂工作是檔案整理中重要的內(nèi)容之一。由于檔案分類(lèi)、內(nèi)容不同，基建檔案整理，其裝訂方法也應(yīng)有所差異，主要包括了獨(dú)立裝訂和混合裝訂的方式在實(shí)際整理過(guò)程中，工作人員應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，選擇合理的裝訂方式。另外為了提高后期檔案查閱效率，應(yīng)將完成裝訂的相關(guān)檔案放置在同一個(gè)類(lèi)目中進(jìn)行保管。

檔案的實(shí)體案卷或文件的完整性需要檢查和加固性處理

當(dāng)案卷或文件有規(guī)格不一、紙張破損、卷邊折邊等情況，就需要啟動(dòng)實(shí)體修整工作，以確保檔案實(shí)體平整清潔，適于數(shù)字化。修整性工作包括美觀性整理與加固性整理。美觀性整理主要是指檔案材料的清潔，包括清掃灰塵，去除殘留裝訂物，舒展折邊卷邊等。其目的是使紙質(zhì)檔案實(shí)體高質(zhì)量進(jìn)入掃描設(shè)備。加固性整理，一般指對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格檔案、破損檔案、過(guò)脆檔案進(jìn)行襯頁(yè)、托裱等，進(jìn)一步保護(hù)和延長(zhǎng)實(shí)體壽命。

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